loading...

20 maart 2019

Zo onderhandel je een eventbudget

Zo onderhandel je een eventbudget

Er bestaan twee soorten mensen: zij die houden van onderhandelen en zij die het haten. De ene persoon vindt het een gelegenheid om een bevredigende oplossing te vinden voor beide partijen. De andere haat het omdat hij onderhandelen ziet als een conflict, en probeert het om die reden te vermijden.

Het gevolg? Een deal die in niemands voordeel is. Het maakt niet uit in welke categorie jij valt, dit artikel is voor elk type onderhandelaar een must-read.

Ben jij iemand die ervan houdt om te onderhandelen, dan zal dit artikel je nog meer instrumenten en strategieën bezorgen die je kunt gebruiken om te ‘winnen’. Als je onderhandelen haat, dan kan deze blog je helpen te begrijpen dat onderhandelen geen conflict hoeft te zijn, alles hangt af van hoe je je waarde of argument positioneert.

In beide gevallen zullen onze tips je helpen in het bereiken van je resultaten wanneer je onderhandelt met je klanten. Het gevolg: prijzen of vergoedingen die jij gepast vindt. Dus of je nu je vergoedingen of het globale eventbudget onderhandelt, deze tips garanderen je een positief resultaat:

Tip 1: zorg dat je klant eerst duidelijke resultaten formuleert

Het start als je klant zegt ‘ik wil een evenement organiseren’. Meestal mondt dit statement uit in een gesprek over het type event dat de klant wenst, het aantal aanwezigen, de logistieke noden enzovoort. Dit is gevaarlijk, als je wil dat je klant de echte toegevoegde waarde van je werk begrijpt.

Dus in plaats van in de logistiek en in de details te duiken, vraag je klant duidelijk te maken waarom hij een evenement wil organiseren. Wat is het resultaat dat hij wil bereiken? Is dat het aantal leads verhogen? Meer merkbekendheid? Welke KPI’s wil hij opvolgen?

Het antwoord op deze vragen zal je helpen te begrijpen welke doelen je klant wil bereiken door zijn event. Zo kun jij je diensten én het voorgestelde budget voorstellen als een middel om zijn doelen te bereiken. Deze strategie zal je een marge bezorgen waarbinnen je je budget kunt onderhandelen want je focust op de echte doelstellingen en de waarde die jij kunt genereren.

Tip 2: maak een priorisatie-oefening

Misschien begrijpt je klant niet zo goed wat belangrijk is bij het plannen van een event, en dan zal het budget dat reflecteren. Als je op voorhand weet welke resultaten je moet bereiken, dan kun je een betere eventstrategie voorstelen en nieuwe acties bedenken. Die zorgen ervoor dat op het einde van de rit de resultaten er effectief zijn.


Het prioriseren van de acties maakt duidelijk aan je klant waarom er een misschien een groter deel van het budget naar bijvoorbeeld promotie en marketing moet gaan. Om het budget succesvol te onderhandelen, heb je eerst een eventstrategie nodig die je helpt de verschillende concepten te prioriseren en uit te leggen aan je klant wat eerst aangepakt moet worden.

Tip 3: zeg de prijs eerst voor die op papier te zetten

Wanneer je voor het eerst met je klant praat, maak duidelijk wat de prijzen zijn voordat je je eventbudget opstuurt. Je klant zal misschien niet onmiddellijk beginnen met over de vergoedingen te onderhandelen, maar hij zal ook niet onaangenaam verrast zijn wanneer hij het voorstel ontvangt. Als je op voorhand praat over prijzen en vergoedingen, dan bereid je je klant voor op wat er gaat komen. Dat maakt het gemakkelijker om te onderhandelen nadien.

Tip 4: vermeld de grootste kosten eerst

Wanneer je over cijfers praat, is het belangrijk om de grootste cijfers eerst te vermelden. Dit heet ‘price anchoring’ of prijsverankering. Het ‘Help Scout’ artikel zegt hierover: “Prijsverankering hangt samen met het feit dat je het meest afhankelijk bent van het eerste deel van de informatie dat wordt aangeboden wanneer je een beslissing neemt.”

Mensen zullen het grootste cijfer niet alleen herinneren omdat je het als eerste vermeldde, maar ook omdat het waarschijnlijk hoger is dan dat ze verwachten. Als je vervolgens een kleiner cijfer aan de klant voorlegt, dan zal dat als minder bedreigend overkomen en in de meeste gevallen, zullen jullie samen een oplossing vinden die ergens ligt tussen het eerste en het tweede cijfer.

Tip 5: werk met prijsvorken

Gebruik altijd een vork in de prijzen die je voorstelt voor je concepten. Bijvoorbeeld, de cateraar voor 20 personen zal tussen de €10 en €100 per persoon kosten. Jullie vinden dan gemakkelijker samen een passend budget ergens tussen deze bedragen. Wanneer je deze techniek gebruikt, bezorg je je klanten ook verschillende opties waartussen ze kunnen kiezen. De budgetonderhandelingen resulteren dan in een win-win situatie voor iedereen.

In het kort:

Een eventbudget onderhandelen hoeft niet verschrikkelijk te zijn. Het draait allemaal rond zaaien, verduidelijken, priorisatie van elke stap en linken met de strategie en logistiek. Het betekent ook je klant voorbereiden op vergoedingen en prijzen per concept voordat je de offerte op tafel legt. Als je transparant bent over de kosten, het maakt niet uit of ze nu groot of klein zijn, dan zal je een grotere vork hebben waarbinnen je je vergoedingen en prijzen kunt onderhandelen. Op die manier zorg je er ook voor dat je de beste service biedt, en zit je klant natuurlijk op te wachten. Veel succes!

Bron: EventPlanner

Posted in New, Uitgelicht