1 1 1500 1 200 100 30 https://mathieuderuyck.be 960 1

10 tips voor eventbureaus

MATHIEU DE RUYCK
Als evenementenbureau zet je regelmatig verschillende evenementen op. Organiseren is je lust en je leven en als professional ken je het klappen van de zweep. Je weet dus ook dat je nooit bent uitgeleerd en dat het altijd beter kan. […]

Als evenementenbureau zet je regelmatig verschillende evenementen op. Organiseren is je lust en je leven en als professional ken je het klappen van de zweep. Je weet dus ook dat je nooit bent uitgeleerd en dat het altijd beter kan. Hoe werk je zo efficiënt mogelijk en blijf je keer op keer jouw waarde bewijzen aan je klant? Hier 10 tips voor evenementenbureaus.

1. Plan regelmatig meetings met je klanten in

Voorkom misverstanden en zorg dat jij en je klant altijd op dezelfde lijn zitten. Het organiseren van een evenement is een intensief traject waar meestal veel verschillende stakeholders  bij betrokken zijn. Om samen tot een goed resultaat te komen, is het essentieel dat de neuzen dezelfde kant op staan. Plan dus regelmatig meetings in waarbij iedereen elkaar op de hoogte brengt van de stand van zaken en om onduidelijkheden boven tafel te krijgen.

2. Hou het doel voor ogen

Niet ieder evenement draait om het maken van winst. Je opdrachtgever is wellicht op zoek naar meer naamsbekendheid, het binnenhalen van donaties of het versterken van de klantrelatie. Overleg dus goed van tevoren wat het einddoel is, zodat jij je hier volledig op kunt focussen. In je verslag naar de klant toe kun je extra de nadruk leggen op de stand van zaken met betrekking tot deze doelen. Vraag ook zeker naar de subdoelen. Hoewel winst maken niet het hoofddoel hoeft te zijn, kan het wel een belangrijke graadmeter zijn voor je klant. Vier het behalen van mijlpalen met je klant om in de aanloop van het evenement het vertrouwen te versterken.

3. Leer de doelgroep kennen

Je opdrachtgever heeft ongetwijfeld een specifieke doelgroep voor ogen met het evenement. Aan jou de taak om een evenement neer te zetten waar deze doelgroep enthousiast van wordt. Investeer in het leren kennen van deze doelgroep. Wie zijn ze en waar zitten ze? Je kan dat niet grondig genoeg onderzoeken. Verdiep je in social media groepen en ga naar evenementen die dezelfde doelgroep hebben. Is je doelgroep gesteld op luxe of juist een informele stijl? Je kunt zelfs interviews houden met een aantal mensen uit deze doelgroep om achter deze informatie te komen.

4. Meten is weten

Organiseer je ook de marketingcampagnes voor je klant? Zorg ervoor dat je je meerwaarde kunt aantonen. Als je trackingpixels gebruikt kun je precies volgen op welke manieren de bezoekers het evenement hebben gevonden. Je kunt dan aantonen dat jouw inspanningen ook daadwerkelijk bezoekers hebben opgeleverd. Splits het waar mogelijk uit in bijvoorbeeld e-mailmarketing, betaalde advertenties, social media posts, influencer marketing, etc zodat je het budget efficiënter kunt verdelen. Ook als evenementenbureau heb je hier voordeel bij. Bij volgende evenementen weet je wat effectief is en wat niet. Zo kan je je budget inzetten waar het het meeste resultaat boekt.

5. Huur waar nodig professionals in

Voor sommige logistieke aspecten kan je prima met vrijwilligers uit de voeten. Maar andere zaken kan je beter aan professionals uitbesteden. Je kan het je  bijvoorbeeld niet permitteren om steken te laten vallen bij het scannen van tickets bij de entree of bij de beveiliging van je evenement. Bezuinig dus niet op deze onderdelen. Je hebt hard gewerkt om er een succes van te maken, dus laat het niet onnodig in het water vallen.

6. Zorg dat je een plan B (én C) hebt

Niets in het leven verloopt 100% volgens plan. Bij het organiseren van een evenement, met zo veel verschillende factoren die bepalen of het succes wordt, is het niet anders gesteld. Ga er dus vanuit dat er dingen misgaan: mensen die niet komen opdagen, weer dat omslaat, iemand die om wat voor reden dan ook zijn deel van de afspraak niet nakomt, enzovoort. Zorg dat je een crisismanagement en communicatie- draaiboek hebt en bedenk verschillende oplossingen die je in geval van nood kunt gebruiken. Zet ook geld in je budget opzij voor onverwachte uitgaven.

7. Werk samen met betrouwbare partners

Je kan niet alles alleen doen. Je hebt dus partners nodig om je evenement een succes te maken. Maar als zij steken laten vallen, straalt dat ook op jou af. Ga dus niet met de eerste de beste partij in zee maar werk samen met betrouwbare partners. Vraag referenties op en zorg ervoor dat je de kracht, maar ook de zwakte van een eventuele partner in kaart hebt. Evalueer na afloop van het evenement met deze partners om je samenwerking bij volgende evenementen (nog) soepeler te laten verlopen.

8. Gebruik waar mogelijk een vast ticketingsysteem

Als je met verschillende klanten werkt, kan het gebeuren dat ieder zo zijn eigen voorkeuren heeft voor een ticketing partij. Maak het jezelf niet te ingewikkeld. Stel een overtuigend plan op waarmee je je klanten overhaalt om met het ticketing systeem van jouw voorkeur te werken. Zo bouw je een sterke relatie op met je provider en kan je alle ins en outs van het systeem feilloos en efficiënt toepassen op de evenementen die je organiseert.

9. Hou je klanten te vriend

Misschien zie je de mensen waarmee je aan een evenement werkt daarna nooit meer terug. Maar wellicht bouw je een werkrelatie voor het leven op. In de evenementenwereld komt het vaak genoeg voor dat je ergens ooit weer een keer met elkaar te maken krijgt. Juist als het evenement niet loopt zoals verwacht is het belangrijk om goed uit elkaar te gaan. Mond tot mond reclame is cruciaal voor je reputatie en het werven van toekomstige klanten. Hou ze dus te vriend. Je weet nooit wanneer je elkaar weer tegenkomt, onder welke omstandigheden dan ook.

10. Wees creatief!

De concurrentie in de evenementenbranche is groot en je kunt het je niet permitteren om een afwachtende houding aan te nemen. Voor je het weet is iemand anders er met jouw klant vandoor. Blijf dus constant innoveren, ook al lijkt er geen vuiltje aan de lucht. Wees creatief en laat iedere keer zien waarom jouw evenementenbureau boven de concurrentie uitsteekt. Zorg ervoor dat niet alleen je evenementen tip top in orde zijn, maar ook dat je bureau zichtbaar is.

Vorige
mathieu de ruyck
Waarom een 'proper' ...
mathieu de ruyck
Volgende
Wat je moet weten ov...