loading...

8 mei 2019

5 redenen om geen evenement te organiseren

5 redenen om geen evenement te organiseren

Heb je ooit het gevoel dat een aankomend evenement een zwarte wolk boven zich heeft hangen? De meeste evenementorganisatoren hebben dit wel eens meegemaakt.

Gelukkig blijken dit meestal alleen de zenuwen te zijn. Zolang je georganiseerd blijft en je strakke planning blijft volgen, zullen die nachtmerries over je evenement dat in het water valt geen werkelijkheid worden.

Maar heel soms zit echt alles tegen en dan moet je wel weten wanneer je moet stoppen.

Hier zijn vijf onwaarschijnlijke situaties die elke planner met een gezond verstand ertoe zouden dwingen afstand te nemen van het evenement of het af te blazen. Ook leer je hieronder hoe je met zorgvuldige planning kunt zorgen dat jouw evenement een betere afloop heeft.

1. Je locatie is vervloekt

Je bent tv aan het kijken en zapt van kanaal naar kanaal. Opeens zie je dat de locatie van je evenement in de problemen is gekomen door een lek in de hoofdwaterleiding of overlopen werd door dieren die uit de plaatselijke dierentuin zijn ontsnapt. Iets realistischer is dat je locatie overboekt is of dat er vergunningen ingetrokken zijn. Je kunt last minute niets meer vinden. Overal is alles volgeboekt en je hebt honderden deelnemers die nergens heen kunnen.  

Moraal van het verhaal: zelfs als je een betrouwbare locatie kiest, moet je altijd een back-upschema hebben voor het geval dat ze om de een of andere reden moeten afzeggen.

2. Je keynote spreker is betrokken bij een schandaal

Je keynote spreker was zojuist betrokken bij een maf social media-schandaal.

Moraal van het verhaal: De mensen die je kiest om jezelf mee te associëren en als partner mee naar buiten te treden zouden de beste ambassadeurs van je merk moeten zijn. Met andere woorden, kies verstandig, want wie je op de dag van je evenement op het podium zet, moet in lijn staan met waar je evenement of merk voor staat.

3. Een zwart gat aan ontbrekend papierwerk

Geen enkele vergunning die je nodig hebt om je evenement door te zetten, is ondertekend teruggestuurd. Het lijkt erop dat iedereen waarmee je te maken hebt erop uit is om je voortgang te vertragen in Truman Show-stijl (ken je die film nog?). Met elke fax die nooit is aangekomen (ja, sommige instanties faxen nog steeds) of een item dat verloren is gegaan in de post, wordt jouw voortgang belemmerd. Als het minder dan een week voor je evenement is en je nog steeds geen alcohollicentie of -vergunning hebt verkregen van de gemeente, wordt het duidelijk dat je je evenement moet afblazen.

Moraal van het verhaal: bouw ruim de tijd in voor verzending en ondertekenen van contracten, maar houd ook vol. Dat betekent soms misschien gewoon persoonlijk langsgaan om de zaken die je nodig hebt op te halen, zodat je verder kunt.

4. Problemen met aartsrivalen

Je grootste concurrenten hebben zojuist, net voor je de aankondiging zou doen, een bijna identiek evenement aangekondigd dat de dag vóór het jouwe plaatsvindt. Erger nog: het heeft een lagere ticketprijs en een grotere en betere locatie dan jij had gepland.

Moraal van het verhaal: Netwerken met connecties in dezelfde branche en grondig onderzoek kunnen je op de hoogte houden van andere soortgelijke evenementen die in jouw buurt worden gepland. En als je inderdaad een aartsrivaal hebt wiens doel het is om het succes van je evenement te saboteren, zorg dan dat je team niet voortijdig de plannen waaraan je werkt naar buiten brengt.

5. Een overdaad aan bijgeloof

Je bent net aan de planning voor een nieuw evenement begonnen, kruist een zwarte kat je pad, loopt je collega onder een ladder door en opende iemand anders een paraplu terwijl hij nog binnen stond, en laat jij van schrik een spiegel liet vallen waardoor deze brak. Als klap op de vuurpijl besef je je dat de geplande datum voor het evenement toevallig vrijdag de 13e is!

Moraal van het verhaal: als je het type bent om in dit soort dingen te geloven, dan moet je jezelf voornemen je eigen geluk te creëren. Zelfs als dat betekent dat je je vingers moet kruisen en een konijnenpoot bij je moet dragen, doe vooral wat je denkt te moeten doen. Wat nog belangrijker is – als je alles binnen je macht doet om ervoor te zorgen dat het evenement vlot verloopt én gebruik maakt van een goed ticketingsysteem, dan is de kans groot dat alles goed zal verlopen.

Het plannen van een evenement kan stressvol zijn en als je blijft zoeken naar signalen dat je je baan moet opzeggen en iets anders moet gaan doen, zul je er zeker enkele vinden. Kies in plaats daarvan voor een meer positieve kijk en blijf bouwen op in het verleden en recent behaalde successen. En mocht het dan toch helemaal fout lopen, lees dan hier hoe je er weer bovenop komt.

Bron: EventPlanner

Posted in Uitgelicht